कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, प्रोग्रामर बहुत तेजी से विकसित हो रहे हैं और विभिन्न प्रकार के अनुप्रयोगों, उपयोगिताओं की पेशकश कर रहे हैं, जिनके बारे में कई उपयोगकर्ता अनुमान भी नहीं लगा सकते हैं।

यहां तक ​​कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक जैसे एक एप्लिकेशन कई के लिए अपरिचित है, इस तथ्य के बावजूद कि यह पहले माइक्रोसॉफ्ट ऑफ़िस का एक अभिन्न अंग था, और अब डेवलपर्स ने इसे विंडोज 7 का एक अभिन्न अंग बना दिया है।

कुछ समय के लिए, कई लोग आउटलुक को जानने की इच्छा भी नहीं करते हैं, इसके बारे में एक साधारण मेल एप्लिकेशन के रूप में। वास्तव में, यह अतिरिक्त महत्वपूर्ण कार्य करने में सक्षम है जो कई कार्यों के समाधान की सुविधा प्रदान करता है। लेकिन इसके लिए आउटलुक को जानना महत्वपूर्ण है, यह समझने के लिए कि इसका उपयोग कैसे किया जाए।

आउटलुक मुख्य विशेषताएं

इस तथ्य के कारण कि आउटलुक एक मेल एप्लिकेशन है, इसका मुख्य कार्य, ज़ाहिर है, पत्राचार प्राप्त और भेज रहा है। आप अन्य मेल सर्वर पर बनाए गए एप्लिकेशन मेलबॉक्सेज़ से कनेक्ट कर सकते हैं।

मेल एप्लिकेशन की सेटिंग्स में महत्वपूर्ण परिवर्तन को जोड़ने और बनाने के बाद, आप इसका व्यावहारिक उपयोग शुरू कर सकते हैं। यदि यह एप्लिकेशन पूरी तरह से अपरिचित है, तो आउट्लुक का उपयोग करने के तरीके के निर्देशों को पढ़ने की सिफारिश की जाती है।

पत्राचार प्राप्त करने और भेजने के लिए बुनियादी नियम

अपने कंप्यूटर पर Outlook चलाएँ। पत्र कैसे भेजें, इसे पढ़ें और निर्देशों को पढ़ने के बाद साथी को जवाब स्पष्ट हो जाएगा।

सबसे पहले, एप्लिकेशन इंटरफ़ेस पर ध्यान दें। खिड़की को कई क्षेत्रों में विभाजित किया गया है, प्रत्येक कुछ कार्यों को करने के लिए जिम्मेदार है।

शीर्ष पर एक क्षैतिज रिबन मेनू है जिसमें ऐसी विशेषताएं पेश की जाती हैं जो आपको संदेशों को संपादित करने, भेजने और प्राप्त करने की अनुमति देती हैं।

बाईं ओर आप एक ब्लॉक पा सकते हैं जो संलग्न खातों को इंगित करता है। इसके अलावा बाईं ओर आने वाले और आउटगोइंग पत्राचार सहित सभी पत्रों की एक सूची है।

केंद्र में सबसे बड़ा क्षेत्र है जहां पत्र सीधे खुलता है या बनता है।

एक आने वाले संदेश को पढ़ने के लिए, आप अपने माउस को उसके ऊपर घुमाएँ और उस पर दो बार क्लिक करें। अब आप इसे उन कार्यों के साथ कर सकते हैं जिन्हें आपने परिभाषित किया है। एक पत्र आसानी से कूड़ेदान में ले जाया जा सकता है यदि आपको इसकी पूर्ण बेकारता में निर्देशित किया जाता है या आपको संदेह है कि यह पत्र आपके पीसी को नुकसान पहुंचा सकता है।

यदि आप सुनिश्चित हैं कि यह मूल्यवान है तो पत्र को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है और एक से अधिक बार काम आ सकता है।

यदि आपके बाकी साथी या परिचित ऐसे पत्र की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो आप इसे उसके मूल रूप में भेज सकते हैं। ऐसा करने के लिए, बस "फॉरवर्ड" बटन पर क्लिक करें और "टू" लाइन में प्राप्तकर्ताओं के पते निर्दिष्ट करें।

भेजे गए पत्र के प्राप्तकर्ताओं के क्षेत्र में भरें

साथ ही क्षैतिज मेनू में एक बटन "उत्तर" है, जिसके उपयोग से आपका उत्तर तुरंत उस व्यक्ति के पास जाएगा, जिसके साथ आप एक लिखित संवाद कर रहे हैं।

यदि कई उपयोगकर्ता लिखित संवाद में भाग लेते हैं, और उन सभी के लिए जो आप एक ही उत्तर भेजना चाहते हैं, तो डेवलपर्स ने "उत्तर ऑल" बटन को शुरू करके इस कार्य को पूरा करना आसान बना दिया। उत्पन्न प्रतिक्रिया सभी स्वचालित रूप से सम्मिलित पते पर एक साथ भेजी जाती है।

व्यवसाय पत्राचार का संचालन करते समय, प्राप्त दस्तावेज को प्रिंट करना अक्सर आवश्यक होता है। यह सुविधा आउटलुक में भी लागू की गई है, बस "फ़ाइल" मेनू पर जाएं, "प्रिंट" विकल्प ढूंढें, और फिर जब आप दस्तावेज़ प्रिंट करना चाहते हैं तो अन्य कार्यालय अनुप्रयोगों के साथ सादृश्य द्वारा आगे बढ़ें।

फ़ाइल पर क्लिक करें - प्रिंटर को संदेश भेजने के लिए प्रिंट करें।

बहुत बार स्पैम डाक डाक पते पर आते हैं जो केवल बॉक्स पर ही कूड़ेदान करते हैं लेकिन उपयोगकर्ता के लिए कोई महत्व नहीं रखते हैं। इतना ही नहीं, उनमें मैलवेयर हो सकता है, इसलिए उन्हें बिना खोले हटाने की सिफारिश की जाती है। कई अक्षरों को एक साथ हटाने के लिए, पहले सभी अनावश्यक का चयन करें, और फिर "होम" मेनू में "हटाएं" बटन पर क्लिक करें।

एप्लिकेशन डेवलपर्स ने एक और सफल सुविधा लागू की है जो आपको महत्वपूर्ण पत्रों की खोज करने की अनुमति देती है। ऐसा करने के लिए, क्षैतिज मेनू में स्थित फ़ंक्शन "त्वरित खोज" को कॉल करें।

खोज बॉक्स में, खोज के लिए नियम दर्ज करें। यह या तो पाठ्य सूचनाओं का एक अंश हो सकता है, जिसे आप उस पत्र का ईमेल पता दर्ज करना चाहते हैं, या जिस पत्र को आप खोजना चाहते हैं।

यदि आपको एक नया संदेश बनाने की आवश्यकता है, तो क्षैतिज मेनू में "होम" उप-आइटम पर जाएं, और फिर "संदेश बनाएं" बटन ढूंढें। इसके बाद लिखने के लिए एक खाली बॉक्स खुलेगा। आप जो चाहें लिख सकते हैं, साथ ही इसमें चित्र, वीडियो, दस्तावेज आदि संलग्न कर सकते हैं।

यदि वांछित हो, तो पाठ संदेश एक अलग फ़ॉन्ट, रंग, आकार का उपयोग करके स्वरूपित किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो आप हाइपरलिंक सम्मिलित कर सकते हैं।

मेल एप्लिकेशन के पिछले संस्करणों में, पता पुस्तिका आउटलुक 2010 में बनाई गई है, इसलिए उस व्यक्ति का पता टाइप करने की आवश्यकता है जिसे हम संदेश भेजना चाहते हैं या अनुस्मारक समाप्त हो गया है।

उन्नत आउटलुक सुविधाएँ

आउटलुक 2010 एक साधारण मेल एप्लिकेशन से भिन्न है जिसमें यह न केवल पत्राचार प्राप्त करने और भेजने के लिए कार्य करता है, बल्कि आपको ओवरले को खत्म करने के लिए महत्वपूर्ण घटनाओं की योजना बनाने की अनुमति देता है, साथ ही साथ अन्य अवांछित गलतफहमी से बचने के लिए भी।

प्लानिंग कैसे की जाती है?

कई लोगों ने सीखा है कि आउटलुक एक आयोजक के कार्यों को सफलतापूर्वक करने में सक्षम है, जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं, आउटलुक 2010 में एक नियम कैसे बनाएं, घटनाओं को कैसे शेड्यूल करें, कैसे एक अनुस्मारक सेट करें, उच्च भार और बांझपन के कारण कार्य विफलता को खत्म करने के लिए।

मेनू के निचले बाएं हिस्से में एक आइकन "कैलेंडर" है, उस पर क्लिक करने से कैलेंडर खुल जाएगा और इसे शेड्यूल करने में सक्षम होगा।

किसी विशेष दिन की योजना के लिए दो विकल्प हैं। आप कैलेंडर में एक विशिष्ट दिन का चयन कर सकते हैं, उस पर क्लिक कर सकते हैं और एक अनुस्मारक दर्ज कर सकते हैं, जो यह दर्शाता है कि उस तिथि पर कौन सी घटना निर्धारित है।

यदि ईवेंट कुछ महीनों में होना है, तो आप "होम" मेनू पर जा सकते हैं, "मीटिंग बनाएँ" आइटम खोजें, उस पर क्लिक करें, और खुलने वाले नए डायलॉग बॉक्स में, मीटिंग, मीटिंग या इवेंट का नाम और दिनांक सहित सभी डेटा दर्ज करें। ।

Outluk आपको एक बैठक में अन्य प्रतिभागियों को शेड्यूल करने और आमंत्रित करने की अनुमति देता है।

यदि कोई बैठक होती है जिसमें अन्य सहयोगियों को भाग लेना चाहिए, तो आप "प्रतिभागियों को आमंत्रित करें" फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

यह पता लगाना आसान है कि आउटलुक में अनुस्मारक कैसे बनाया जाए। यह समय अंतराल में प्रवेश करने के लिए पर्याप्त है जब आवेदन को संकेत देना चाहिए और आपको आगामी बैठक या एक महत्वपूर्ण रिपोर्ट के बारे में याद दिलाना चाहिए।

आउटलुक आपको एक नियम बनाने की अनुमति देता है जो उपयोगकर्ता द्वारा आसानी से बनाया जाता है और खोज प्रश्नों पर लागू होता है, न्यूज़लेटर के साथ-साथ पत्राचार प्राप्त करता है।

तो, इस तरह के मेल एप्लिकेशन कई उपयोगी कार्यों की उपस्थिति के कारण काम की सुविधा प्रदान करते हैं, जिनमें से ऊपर सूचीबद्ध लोगों की तुलना में बहुत अधिक हैं। एप्लिकेशन सीखने से, उपयोगकर्ता खुद के लिए कई अद्भुत अवसरों की खोज करने में सक्षम होगा, एक विशिष्ट नियम को प्रतिस्थापित करना, योजना बनाना सीखें। और निश्चित रूप से बाद में इस तरह के एक आवेदन को छोड़ने में सक्षम होने की संभावना नहीं है, सबसे अच्छा सहायक के रूप में कार्य करना।