इस कार्यक्रम का मुख्य उद्देश्य उन डेटाबेस के साथ काम करना और काम करना है जो छोटी परियोजनाओं और बड़े व्यवसाय दोनों के लिए बांधा जा सकता है। इसके साथ, आपके लिए डेटा का प्रबंधन करना, जानकारी को संपादित करना और स्टोर करना सुविधाजनक होगा।
Microsoft Office सुइट अनुप्रयोग - एक्सेस - डेटाबेस के साथ काम करने के लिए कार्य करता है।
एक नया डेटाबेस बनाना
स्वाभाविक रूप से, काम शुरू करने से पहले आपको एक मौजूदा डेटाबेस बनाने या खोलने की आवश्यकता होगी।
प्रोग्राम खोलें और "फ़ाइल" कमांड पर क्लिक करके मुख्य मेनू पर जाएं, और वहां "बनाएं" आइटम का चयन करें। एक नया डेटाबेस बनाना, आपको एक खाली पृष्ठ के साथ प्रस्तुत किया जाएगा जिसमें एक टेबल होगी या एक वेब डेटाबेस जो आपको प्रोग्राम के अंतर्निहित टूल का उपयोग करने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, इंटरनेट पर आपके प्रकाशन।
इसके अलावा, एक नए डेटाबेस के निर्माण को अधिकतम करने के लिए, उपयोगकर्ता के पास एक डेटाबेस बनाने के लिए टेम्पलेट्स का विकल्प होता है जो एक विशिष्ट कार्य पर केंद्रित होता है। यह, वैसे, आप मैन्युअल रूप से सब कुछ सेट किए बिना, तालिका के आवश्यक रूप को जल्दी से बनाने में मदद कर सकते हैं।
डेटाबेस को जानकारी से भरना
डेटाबेस बनाने के बाद, इसे प्रासंगिक जानकारी से भरना आवश्यक है, जिसकी संरचना के बारे में पहले से सोचा जाना चाहिए, क्योंकि कार्यक्रम की कार्यक्षमता आपको कई रूपों में डेटा कैप्चर करने की अनुमति देती है:
- अब सबसे सुविधाजनक और सामान्य प्रकार की सूचना संरचना एक तालिका है। उनकी क्षमताओं और उपस्थिति से, एक्सेस में टेबल एक्सेल में उन लोगों से बहुत अलग नहीं हैं, जो बदले में, एक प्रोग्राम से दूसरे प्रोग्राम में डेटा के हस्तांतरण को बहुत सरल करते हैं।
- जानकारी दर्ज करने का दूसरा तरीका रूप हैं, वे कुछ हद तक तालिकाओं के समान हैं, हालांकि, डेटा का अधिक दृश्य प्रदर्शन प्रदान करते हैं।
- अपने डेटाबेस से जानकारी की गणना और प्रदर्शित करने के लिए, रिपोर्टें प्रदान की जाती हैं जो आपको विश्लेषण और गणना करने की अनुमति देती हैं, उदाहरण के लिए, आपकी आय या समकक्षों की संख्या जिनके साथ आप काम करते हैं। वे बहुत लचीले हैं और आपको दर्ज किए गए डेटा के आधार पर, किसी भी गणना करने की अनुमति देते हैं।
- कार्यक्रम में नए डेटा प्राप्त करना और सॉर्ट करना अनुरोधों के माध्यम से किया जाता है। उनकी मदद से, आप कई तालिकाओं के बीच विशिष्ट डेटा पा सकते हैं, साथ ही डेटा बना या अपडेट कर सकते हैं।
उपरोक्त सभी फ़ंक्शन टूलबार में, "बनाएं" टैब में स्थित हैं। वहां आप वास्तव में चुन सकते हैं कि आप किस तत्व को बनाना चाहते हैं, और फिर, खोले गए "कन्स्ट्रक्टर" में, इसे अनुकूलित करें।
डेटाबेस बनाना और जानकारी आयात करना
एक नया डेटाबेस बनाया है, केवल एक चीज जिसे आप देखेंगे वह एक खाली तालिका है। आप इसे मैन्युअल रूप से कर सकते हैं या इंटरनेट से आवश्यक जानकारी की प्रतिलिपि बनाकर भर सकते हैं। कृपया ध्यान दें कि आपके द्वारा योगदान की जाने वाली प्रत्येक जानकारी को एक अलग कॉलम में रखा जाना चाहिए, और प्रत्येक प्रविष्टि में एक व्यक्तिगत पंक्ति होनी चाहिए। वैसे, अपनी सामग्री को बेहतर तरीके से नेविगेट करने के लिए कॉलम का नाम बदला जा सकता है।
यदि आपको आवश्यक सभी जानकारी किसी अन्य प्रोग्राम या स्रोत में है, तो प्रोग्राम आपको डेटा आयात सेट करने की अनुमति देता है।
सभी आयात सेटिंग्स नियंत्रण कक्ष में एक अलग टैब में स्थित हैं, जिसे "बाहरी डेटा" कहा जाता है। यहां, "आयात और कनेक्शन" क्षेत्र में, उपलब्ध प्रारूप सूचीबद्ध हैं, जिसमें एक्सेल दस्तावेज़, एक्सेस, टेक्स्ट और XML फाइलें, इंटरनेट पेज, आउटलुक फ़ोल्डर, आदि शामिल हैं। आवश्यक प्रारूप चुनने के बाद जहां से जानकारी स्थानांतरित की जाएगी, आपको आवश्यकता होगी फ़ाइल के स्थान के लिए पथ निर्दिष्ट करें। यदि यह किसी सर्वर पर स्थित है, तो प्रोग्राम को आपको सर्वर पते में प्रवेश करने की आवश्यकता होगी। जैसे ही आप आयात करते हैं, आप विभिन्न सेटिंग्स का सामना करेंगे जो डेटा को सही तरीके से एक्सेस करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। कार्यक्रम के निर्देशों का पालन करें।
मुख्य कुंजी और तालिका संबंध
तालिका बनाते समय, प्रोग्राम स्वचालित रूप से प्रत्येक प्रविष्टि को एक अद्वितीय कुंजी के साथ आवंटित करता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, इसमें नामों का एक स्तंभ होता है जो नए डेटा के रूप में विस्तारित होता है। यह कॉलम प्राथमिक कुंजी है। इन मूल कुंजियों के अलावा, डेटाबेस में किसी अन्य तालिका में शामिल जानकारी से संबंधित फ़ील्ड भी हो सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आपके पास संबंधित जानकारी वाली दो तालिकाएँ हैं। उदाहरण के लिए, उन्हें "दिवस" और "योजना" कहा जाता है। पहली तालिका में "सोमवार" फ़ील्ड का चयन करके, आप इसे "प्लान" तालिका में किसी भी फ़ील्ड के साथ जोड़ सकते हैं, और जब आप इनमें से किसी एक फ़ील्ड पर कर्सर घुमाते हैं, तो आप सूचना और संबंधित सेल देखेंगे।
ऐसे रिश्ते आपके डेटाबेस की पठनीयता को सुविधाजनक बनाएंगे और निश्चित रूप से इसकी सुविधा और दक्षता को बढ़ाएंगे।
संबंध बनाने के लिए, "डेटाबेस के साथ काम करें" टैब पर जाएं और "रिश्ते" क्षेत्र में "डेटा योजना" बटन का चयन करें। दिखाई देने वाली विंडो में, आप सभी डेटाबेस को संसाधित होते हुए देखेंगे। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि डेटाबेस में विदेशी कुंजी के लिए विशेष क्षेत्र होने चाहिए। हमारे उदाहरण में, यदि आप सप्ताह के दिन या दूसरी तालिका में एक संख्या प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो इसे दिवस कहते हुए, फ़ील्ड को खाली छोड़ दें। फ़ील्ड के प्रारूप को भी कॉन्फ़िगर करें, क्योंकि यह दोनों तालिकाओं के लिए समान होना चाहिए।
फिर, दो तालिकाओं को खोलने के बाद, उस फ़ील्ड को खींचें जिसे आप विशेष रूप से तैयार फ़ील्ड में एक विदेशी कुंजी के लिए लिंक करना चाहते हैं। "रिश्तों को संपादित करें" विंडो दिखाई देगी, जिसमें आप अलग-अलग चयनित फ़ील्ड देखेंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि संबंधित फ़ील्ड और तालिकाओं दोनों में डेटा बदल जाता है, बॉक्स "डेटा अखंडता सुनिश्चित करना" जांचें।
निर्माण और अनुरोध के प्रकार
अनुरोध कार्यक्रम में एक क्रिया है, जिसके लिए उपयोगकर्ता डेटाबेस में जानकारी संपादित या दर्ज कर सकता है। वास्तव में, अनुरोध 2 प्रकारों में विभाजित हैं:
- वैकल्पिक अनुरोध, जिसके लिए कार्यक्रम कुछ जानकारी प्राप्त करता है और उस पर गणना करता है।
- कार्रवाई अनुरोध जो डेटाबेस में जानकारी जोड़ते हैं या इसे हटाते हैं।
"बनाएँ" टैब में "क्वेरी विज़ार्ड" का चयन करते हुए, कार्यक्रम एक विशिष्ट प्रकार की क्वेरी बनाने की प्रक्रिया का संचालन करेगा। निर्देशों का पालन करें।
अनुरोध आपको डेटा व्यवस्थित करने और हमेशा विशिष्ट जानकारी को संदर्भित करने में बहुत मदद कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप कुछ मापदंडों के लिए चुनाव अनुरोध बना सकते हैं। यदि आप दिन की संपूर्ण अवधि के लिए किसी विशेष तिथि या दिन की तालिका की जानकारी देखना चाहते हैं, तो आप एक समान क्वेरी सेट कर सकते हैं। "क्वेरी डिज़ाइनर" चुनें, और इसमें आपको जिस टेबल की ज़रूरत है। डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुरोध ऐच्छिक होगा, यह स्पष्ट हो जाता है कि आप टूलबार को "चयन" बटन के साथ देखते हैं। कार्यक्रम के लिए उस सटीक तिथि या दिन की खोज करने के लिए जिसे आपको ज़रूरत है, लाइन "चयन स्थिति" ढूंढें और वाक्यांश [क्या दिन?] दर्ज करें। याद रखें, क्वेरी को वर्ग बाहों [] में रखा जाना चाहिए और एक प्रश्न चिह्न या एक बृहदान्त्र के साथ समाप्त होना चाहिए।
यह प्रश्नों का उपयोग करने के विकल्पों में से एक है। वास्तव में, उनकी मदद से, आप नए टेबल भी बना सकते हैं, मानदंड द्वारा डेटा का चयन कर सकते हैं, आदि।
प्रपत्रों को अनुकूलित और उपयोग करें
रूपों के उपयोग के लिए धन्यवाद, उपयोगकर्ता आसानी से प्रत्येक फ़ील्ड के लिए जानकारी देखने और मौजूदा प्रविष्टियों के बीच स्विच करने में सक्षम होगा। लंबी अवधि के इनपुट के साथ, रूपों का उपयोग डेटा के साथ काम करना सरल करता है।
"बनाएं" टैब खोलें और अपनी तालिका के डेटा के आधार पर "फ़ॉर्म" आइटम खोजें, जिस पर एक मानक फ़ॉर्म दिखाई देगा। सूचना के साथ प्रकट फ़ील्ड सभी प्रकार के परिवर्तनों के अधीन हैं, जिसमें ऊँचाई, चौड़ाई, आदि शामिल हैं। कृपया ध्यान दें कि यदि तालिका में संबंध हैं, तो आप उन्हें देखेंगे और उसी विंडो में पुन: कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। कार्यक्रम के निचले भाग में, आपको ऐसे तीर दिखाई देंगे, जो आपको अपनी तालिका के प्रत्येक स्तंभ को क्रम से खोलने की अनुमति देंगे, या तुरंत पहले और अंतिम पर जा सकते हैं। अब उनमें से प्रत्येक एक अलग प्रविष्टि है, जिसके फ़ील्ड आप "फ़ील्ड जोड़ें" बटन पर माउस क्लिक करके अनुकूलित कर सकते हैं। संशोधित और इस तरह से दर्ज की गई जानकारी तालिका में और उससे जुड़ी सभी तालिकाओं में प्रदर्शित की जाएगी। फॉर्म सेट करने के बाद, आपको कुंजी संयोजन "Ctrl + S" दबाकर इसे सहेजना होगा।
रिपोर्ट निर्माण
रिपोर्टों का मुख्य उद्देश्य उपयोगकर्ता को तालिका का एक सामान्य सारांश प्रदान करना है। रिपोर्ट आप डेटा के आधार पर पूरी तरह से बना सकते हैं।
कार्यक्रम आपको रिपोर्ट के प्रकार का चयन करने की अनुमति देता है, कुछ को चुनने के लिए प्रदान करता है:
- रिपोर्ट - तालिका में दी गई सभी सूचनाओं का उपयोग करके एक ऑटो रिपोर्ट बनाई जाएगी, हालांकि, डेटा को समूहीकृत नहीं किया जाएगा।
- एक खाली रिपोर्ट एक रिक्त रूप है, जिसके लिए आप आवश्यक फ़ील्ड से डेटा चुन सकते हैं।
- रिपोर्ट विज़ार्ड - आपको एक रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया से गुजरने में मदद करेगा और डेटा को समूह और प्रारूपित करेगा।
एक रिक्त रिपोर्ट में, आप फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, हटा सकते हैं या संपादित कर सकते हैं, उन्हें आवश्यक जानकारी से भर सकते हैं, विशेष समूह बना सकते हैं जो कुछ डेटा को बाकी हिस्सों से अलग करने में मदद करेंगे, और बहुत कुछ।
ऊपर सभी मूल बातें हैं जो आपको अपने लिए एक्सेस प्रोग्राम को सामना करने और अनुकूलित करने में मदद करेंगी, हालांकि, इसकी कार्यक्षमता काफी व्यापक है और यहां चर्चा किए गए कार्यों के अधिक बारीक ट्यूनिंग के लिए प्रदान करता है।