एक्सेल एक शक्तिशाली कार्यालय अनुप्रयोग है जो आपको सबसे जटिल कम्प्यूटेशनल गणना करने, जानकारी व्यवस्थित करने, विश्लेषणात्मक गणना करने की अनुमति देता है। दुर्भाग्य से, कई उपयोगकर्ता, एक्सेल की पेचीदगियों को नहीं समझ रहे हैं, इसे केवल कैलकुलेटर की तरह एक सरल गणना उपकरण के रूप में उपयोग करते हैं।

रिकॉर्ड थोड़े समय में, संख्यात्मक संकेतकों के साथ प्रस्तुत जानकारी का विश्लेषण किया जा सकता है, उनके आधार पर प्रभावी प्रबंधन निर्णय कर सकते हैं, एक्सेल में धुरी तालिका में मदद करता है, और इसे कैसे बनाया जा सकता है यह उन्नत उपयोगकर्ताओं की सिफारिशों को पढ़कर आसानी से समझा जा सकता है।

स्वचालित रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया

धुरी तालिका को आधार के रूप में मौजूदा तालिका बना रही है, जो एक एक्सेल उत्पाद या अन्य डेटाबेस हो सकता है।

यदि उपयोगकर्ता ने प्रारंभिक पाठ्यक्रम से गुजरने का फैसला किया है, तो एक्सेल में एक पिवट टेबल कैसे बनाई जाए, तो उसके लिए इस कार्यालय एप्लिकेशन द्वारा बनाए गए टेबल संस्करण पर अभ्यास करना बेहतर होता है। एक्सेल में पिवट टेबल बनाने के तरीके की मूल बातें में महारत हासिल करने के बाद, आप अधिक उन्नत विकल्पों पर आगे बढ़ सकते हैं, जब संकेतक पूरी तरह से विभिन्न अनुप्रयोगों द्वारा बनाए गए दस्तावेजों से लोड करके प्राप्त किए जाते हैं।

बुनियादी आवश्यकताओं

कई अनिवार्य आवश्यकताएं हैं, अन्यथा सारांश तालिका उन कार्यों को नहीं करेगी जो उपयोगकर्ता पर निर्भर करता है।

मुख्य आवश्यकता यह है कि सभी डेटा को एक तालिका के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए, जिसके शीर्ष पर, निश्चित रूप से, हेडर तैयार किया गया है (इंगित किए गए स्तंभों के नाम के साथ)।

इसके अलावा, खाली पंक्तियों और स्तंभों को पूरी तरह से बाहर रखा जाना चाहिए। तालिका के बाहर किसी भी नोट और बाहरी क्षेत्र से सटे पंक्तियों या स्तंभों में सूचीबद्ध रिकॉर्ड नहीं होना चाहिए।

यह वांछनीय है कि सभी तालिका कोशिकाओं में भी डेटा दर्ज किया गया है; यदि संभव हो तो, खाली कोशिकाओं से बचा जाना चाहिए, क्योंकि इससे सिस्टमैटाइजेशन और सूचना के बाद के विश्लेषण पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकता है।

अक्सर एक्सेल में, उपयोगकर्ता कई कोशिकाओं को जोड़ते हैं। यदि आपको सारांश रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता है, तो आपको इस तरह के मर्ज से बचना होगा। उन पंक्तियों या स्तंभों को छिपाना अस्वीकार्य है, जो उपयोगकर्ता की राय में, इस स्थिति में महत्वपूर्ण नहीं हैं।

बनाने के निर्देश दिए

उपयोगकर्ता द्वारा उपरोक्त सभी आवश्यकताओं का अनुपालन करने के बाद, आप आगे की कार्रवाई के लिए आगे बढ़ सकते हैं, जिससे आप समझ पाएंगे कि एक्सेल में सारांश तालिका कैसे बनाई जाए।

पहले आपको पहले सेल को खोजने की जरूरत है, जो कि सारणीबद्ध शीर्षक के ठीक नीचे स्थित है, और इसे सक्रिय करें। ऐसा करने के लिए, आपको इस सेल पर माउस कर्सर रखने की आवश्यकता है और बाईं कुंजी पर क्लिक करें।

फिर, मुख्य मेनू में, "सम्मिलित करें" टैब पर जाएं, जिसके बाद इसका सबमेनू दिखाई देगा, जिसके बीच में "पिवट टेबल" आइटम के नाम के साथ एक आइकन होगा। इस पर क्लिक करने से विज़ार्ड को सारांश रिपोर्ट बनाने के लिए सक्रिय किया जाता है, जिसके उपयोग से, सारणीबद्ध विश्लेषणात्मक रिपोर्ट बनाना बहुत आसान हो जाएगा।

दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स में, स्प्रेडशीट संपादक आपको विश्लेषण करने के लिए सीमा के लिए पूछेगा। सबसे अधिक बार, विज़ार्ड स्वतंत्र रूप से इसे सही ढंग से निर्धारित करता है, इसलिए किसी भी बदलाव की आवश्यकता नहीं होगी।

आपको यह भी निर्दिष्ट करना होगा कि उपयोगकर्ता एक सारांश रिपोर्ट कहाँ बनाना चाहता है:

• उसी शीट पर जहां मुख्य संकेतक हैं;
• नई शीट पर।

ज्यादातर मामलों में, दूसरे विकल्प का सहारा लेने की सिफारिश की जाती है, फिर कोई भ्रम नहीं होगा, क्योंकि प्राप्त जानकारी का विश्लेषण करना आसान है।

एक नई शीट की ओर मुड़ते हुए, उपयोगकर्ता को टेबल के लिए एक क्षेत्र मिलेगा, साथ ही साथ मान्य फ़ील्ड की सूची भी। यह निर्धारित करने पर कि कौन से विशिष्ट संकेतकों का विश्लेषण किया जाना चाहिए, उपयोगकर्ता को माउस के साथ "फ़िल्टर", "कॉलम" क्षेत्रों में चयनित फ़ील्ड को खींचना चाहिए। इस तरह, सारांश रिपोर्ट के कॉलम बनाना संभव होगा।

इसके अलावा, लाइनों को ठीक उसी तरह से खींचा जाता है जैसे कि माउस के साथ आवश्यक फ़ील्ड को खींचकर। यदि कई लाइनें हैं, तो यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि कौन सा शीर्ष पर होना चाहिए और कौन सा नीचे होना चाहिए। आप पहले उसी क्रम में लाइनों को व्यवस्थित कर सकते हैं और यह देख सकते हैं कि यह कितना सुविधाजनक है, सारांश जानकारी कितनी अच्छी तरह प्रदर्शित होगी। यदि इस स्थान पर डेटा का विश्लेषण करना मुश्किल है, तो सब कुछ आसानी से ठीक हो जाता है - बस माउस के साथ एक निश्चित क्षेत्र को पकड़ो और इसे ऊपर या नीचे ले जाएं।

अंत में, यह वैल्यू सारांश रिपोर्ट के अंतिम क्षेत्र को बनाने के लिए बना हुआ है। वह क्षेत्र जो विश्लेषण के लिए महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, कुल द्रव्यमान, कुल मात्रा, इसे स्थानांतरित कर दिया जाता है।

यदि निर्देशों के अनुसार सब कुछ सख्ती से किया जाता है, तो इस स्तर पर एक विश्लेषणात्मक रिपोर्ट प्रदर्शित की जाएगी। जब त्रुटियों का पता लगाया जाता है, तो यह फ़ील्ड स्वैप करने के लिए पर्याप्त है, डेटा को अपडेट करें, और तालिका स्वचालित रूप से फिर से बनाई जाएगी।

सारांश रिपोर्ट का उपयोग करना

यदि उपयोगकर्ता अक्सर विश्लेषणात्मक गतिविधियों का सहारा लेना आवश्यक हो जाता है, तो उपयोगकर्ता एक धुरी तालिका बनाने का निर्णय लेता है। इस संबंध में, यह जानना उपयोगी है कि तालिका एक फिल्टर से सुसज्जित है जो आपको निर्दिष्ट मानदंडों द्वारा डेटा को व्यवस्थित करने की अनुमति देती है।

फ़िल्टर लागू करना

यह नौसिखिए उपयोगकर्ताओं के लिए यह जानना उपयोगी है कि एक्सेल में एक पिवट टेबल को कैसे अपडेट किया जाए, और समूह डेटा के आधार पर क्वेरी कैसे बनाई जाए।

जब उपयोगकर्ता ने मुख्य तालिका में कोई परिवर्तन किया है, तो धुरी तालिका में डेटा को अद्यतन करना महत्वपूर्ण है। डेटा को अपडेट करने के लिए, आपको अतिरिक्त मेनू को लागू करते हुए, तालिकाओं के भीतर माउस पर क्लिक करना चाहिए। आइटम "अपडेट" को ढूंढना आसान है, और इसे चुनना अपने आप अपडेट हो जाएगा।

सारांश रिपोर्टों में एक फिल्टर का उपयोग करना भी काफी महत्वपूर्ण है। बहुत बार, कर्मचारियों के दैनिक डेटा दर्ज किए जाते हैं, और विश्लेषणात्मक रिपोर्ट के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को तिमाही या आधे साल के लिए डेटा का विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है।

बस इस समस्या को हल करने के लिए फिल्टर में मदद करता है। फिर, कुछ भी जटिल की जरूरत नहीं है। माउस के साथ किसी भी तिथि पर क्लिक करना पर्याप्त है (राइट-क्लिक), संदर्भ मेनू में "समूह" चुनें, इसके बाद एक संवाद बॉक्स जिसमें आप समूहन के स्वीकार्य तरीकों को परिभाषित कर सकते हैं। उसके बाद, तालिका स्वचालित रूप से फिर से बनाई जाएगी, आकार में काफी कम हो जाएगी, और इसलिए डेटा का विश्लेषण करना बहुत आसान होगा।

इसलिए, यदि आप पहली टेबल पर एक सरल टेबल पर अभ्यास करते हैं, तो सभी आवश्यकताओं को देखते हुए और सही डेटा दर्ज करते हुए पिवट टेबल बनाना आसान है। इस तरह के कौशल में महारत हासिल करने के बाद, उपयोगकर्ता बहुत जल्दी फायदे महसूस करेंगे, क्योंकि डेटा का विश्लेषण कम अवधि में किया जाएगा, साथ ही पूर्ण सटीकता के साथ।